Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter (m/w/d)

für die Infothek, die zentrale Poststelle und den

Bürgerservice

• wir bieten Ihnen eine unbefristete Stelle mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben in Vollzeit/Teilzeit
• wir bieten familien- und lebensfreundliche Arbeitszeitmodelle
• Ihre Eingruppierung erfolgt entsprechend der jeweiligen persönlichen Qualifikation bis in die Entgeltgruppe 5 TVöD inkl. betrieblicher Altersvorsorge bzw. A 5 LBesG NRW. Aufgrund zusätzlicher Aufgaben, die der Stelle zum 01.01.2026 zugewiesen werden, wird die Stelle neu bewertet. Mit der vollständigen Übernahme der zusätzlichen Aufgaben wird eine Zulage in Höhe des Unterschiedsbetrages zwischen der EG 5 TVöD und der EG 6 TVöD gezahlt
• es erwartet Sie ein attraktives Arbeitsumfeld in einem modern ausgestatteten Rathaus
• wir bieten fachliche Fortbildungen und Qualifizierungen an
• wir ermöglichen den Erwerb eines geförderten Jobtickets (Deutschlandticket) und bieten die Möglichkeit des Dienstrad-Leasings
• bezahlte Freistellung an Heiligabend, Silvester und Rosenmontag
• Ihre Gesundheit ist uns wichtig! Auf der Grundlage des betrieblichen Gesundheitsmanagements werden verschiedene Maßnahmen angeboten

Die Stelle beinhaltet neben den klassischen Aufgaben einer Infothek und der zentralen Poststelle zukünftig zur Unterstützung des Bürgerbüros die Teilaufgabe Bürgerservice und die Büromaterialbewirtschaftung.

·       Infothek:

o   allgemeine Auskunft und Information über Zuständigkeiten im Rathaus

o   Telefonauskunft und -vermittlung

o   Beschaffung, Ausgabe und Nachbestellung von Informationsmaterialien und Antragsformularen

·       Zentrale Poststelle:

o   Kontrolle und Leerung des Hausbriefkastens, Entgegennahme der Eingangspost nebst Sortierung und Verteilung in die internen Postfächer sowie Ausgabe der Ausgangspost an den Postdienstleister

o   Betreuung des allgemein städtischen E-Mail-Postfaches

o   im Rahmen des noch einzuführenden elektronischen Rechnungsworkflows und eines Dokumenten-Management-Systems ist die papiergebundene Eingangspost zu digitalisieren und innerhalb des Hauses digital zu verteilen

·       Bürgerservice:

o   die Teilaufgabe Bürgerservice wird zur Unterstützung des Bürgerbüros neu in die Stelle integriert.

o   Ausgabe von Ausweisdokumenten an die Bürgerinnen und Bürger sowie Dokumentation in der Anwendersoftware

o   Ausstellung von Meldebescheinigungen, Führungszeugnissen, Gewerbezentralregisterauszügen, Untersuchungsberechtigungsscheinen und Fischereischeinen

o   Entgegennahme und Aushändigung von Fundsachen

o   Vornahme amtlicher Beglaubigungen

o   Führen einer Gebührenkasse

·       Büromaterialbewirtschaftung:

o   Bedarfsfeststellung des benötigten Büromaterials sowie Warenannahme nach Bestellung

Ausgabe der Büromaterialien an die Mitarbeitenden

Die Infothek ist die erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger sowie Besucherinnen und Besucher innerhalb des Rathauses. Damit repräsentieren Sie in besonderem Maße die Stadtverwaltung Meckenheim nach innen und außen. Sie besitzen oder verfügen daher über

• einen Abschluss in einem kaufmännischen Beruf bzw. über einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder eine vergleichbare Qualifikation
• sicherer Umgang mit den Microsoft Office Standardanwendungen
• einen angenehmen und freundlichen Umgang mit Menschen, auch in stressigen Momenten und in Konfliktsituationen
• Organisationsgeschick, sowie ein hohes Maß an Flexibilität, Kontaktfreudigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit
• gepflegtes Erscheinungsbild
• gutes Selbstverständnis, als Dienstleister nach innen und gegenüber Bürgern und Bürgerinnen nach außen aufzutreten
• gutes Kommunikationsvermögen in Wort und Schrift
• Bereitschaft sich in die verschiedenen Fachanwendungen einzuarbeiten
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind für den Arbeitsalltag erforderlich, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind wünschenswert jedoch keine Voraussetzung