eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter (m/w/d)

für das Büro des Bürgermeisters

In dieser verantwortungsvollen Vertrauensposition unterstützen Sie nicht nur im klassischen Assistenzbereich, sondern übernehmen eigenständig koordinierende, konzeptionelle und organisatorische Aufgaben an zentraler Stelle der Verwaltung.

Sie arbeiten eng mit dem Bürgermeister, dem Verwaltungsvorstand, den Fachbereichen sowie internen und externen Ansprechpersonen zusammen und leisten damit einen wichtigen Beitrag zu einer modernen, bürgernahen und leistungsstarken Verwaltung.

• wir bieten Ihnen eine unbefristete Stelle mit interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben in Vollzeit (39 Wochenstunden)
• die Stelle ist grundsätzlich nicht teilbar
• Ihre Eingruppierung erfolgt entsprechend der jeweiligen persönlichen Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD zzgl. betrieblicher Altersvorsorge
• es erwartet Sie ein attraktives Arbeitsumfeld in einem modern ausgestatteten Rathaus
• wir bieten fachliche Fortbildungen und Qualifizierungen an
• wir ermöglichen den Erwerb eines geförderten Jobtickets (Deutschlandticket) und bieten die Möglichkeit des Dienstrad-Leasings
• bezahlte Freistellung an Heiligabend, Silvester und Rosenmontag
• Ihre Gesundheit ist uns wichtig! Auf der Grundlage des betrieblichen Gesundheitsmanagements werden Maßnahmen angeboten

• Assistenz und Organisation
• eigenständige Organisation und Steuerung des Terminmanagements des Bürgermeisters und des Verwaltungsvorstandes
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Terminen, Dienstreisen, Empfängen und Veranstaltungen
• Bearbeitung, Koordination und Priorisierung von Korrespondenz, Posteingängen, Wiedervorlagen und Fristen
• Ansprechperson für interne und externe Kontakte im Büro des Bürgermeisters
• Organisation des allgemeinen Geschäftsbetriebs im Büro des Bürgermeisters und des Verwaltungsvorstandes
• Unterstützung bei repräsentativen und protokollarischen Aufgaben

Koordination und inhaltliche Unterstützung

• Vorbereitung von Gesprächen, Sitzungen, Terminen und Veranstaltungen einschließlich der Zusammenstellung und Aufbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Erstellung, Überarbeitung und Abstimmung von Schreiben, Vermerken, Präsentationen, Grußworten und sonstigen Unterlagen
• eigenständige Recherche sowie strukturierte Aufbereitung von Informationen und Sachverhalten
• Mitwirkung bei der Koordination fachbereichsübergreifender Themen und organisatorischer Abläufe
• Erstellung von Gesprächsvermerken, Protokollen und Stellungnahmen
• Unterstützung bei Rats- und Ausschusssitzungen
• Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben
• Unterstützung bei Bürgeranliegen sowie in der Schnittstellenkommunikation zwischen Verwaltung, Politik, Institutionen und Öffentlichkeit

• abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, Verwaltung oder vergleichbare Qualifikation; ggf. mehrjährige relevante Berufserfahrung
• ausgeprägte Organisationsstärke, gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift und Dienstleistungsorientierung
• sicherer Umgang mit den Microsoft Office Standardanwendungen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und eigenständige Arbeitsweise
• Flexibilität (Arbeitszeiten auch in den Abendstunden), Belastbarkeit und Teamfähigkeit
• dienstleistungsorientiertes Selbstverständnis nach innen und gegenüber Bürgerinnen und Bürgern
• neueste technologische Kompetenzen: Sicherer Umgang mit Videokonferenz-Tools, Organisation und Moderation virtueller Termine, digitale Protokollierung von Meetings,
• Bereitschaft sich in spezielle Themen, wie z.B. in die Arbeit des Ratsbüros, einzuarbeiten
• politisches Grundverständnis sowie Interesse an kommunalen Prozessen